契約業務における改善措置

１　業態調査に係る改善措置

物別課長（電子音響課長、通信電気課長、誘導武器課長、需品課長、武器課長、機械車両課長、艦船課長、航空機第１課長、航空機第２課長及び輸入課長をいう。以下同じ。）及び物別室長（電子音響課電子計算機室長、武器課弾火薬室長、艦船課特殊艦船室長及び航空機第２課回転翼室長をいう。以下同じ。）は、「契約事務に関する達」に規定されている趣旨に立ち返り、製造権、販売権、特許権等、生産設備等、資産の状況及び信用度の程度について、随時、有資格者の業態を調査するとともに、それらの情報のデ−タベ−ス化を図り、有効かつ適切に管理するものとする。

２　入札及び商議に係る資料整備等の改善措置

(1) 予定価格と落札価格が同一の場合における対応策

物別課室長（物別課長及び物別室長をいう。以下同じ。）は、同一になった要因を調査する等の検証を行いその内容を記録するものとする。

(2) 入札不調後の予定価格の再検討依頼

物別課室長は、商議において不調となった場合、入札に参加した相手方から不調の具体的な背景及び理由等を個別具体的に聴取し、計算価格の基礎となった計算価格内訳書との比較において、どの計算要素に起因するか等を検討を行い、その結果を記録するものとする。

３　入札制度に係る改善措置

入札制度の適切な運用を推進するため、次の措置を講ずるものとする。

(1) 監督体制の充実

ｱ 原則として、入札及び商議は複数の職員をもって実施する。

ｲ 石油製品のように件数が多い入札については、件数に応じて入札等に関する専門知識を有する職員をその都度増強することによって対処する。

ｳ　必要に応じて、物別課室長又は物別課室班長（電子音響課班長、通信電気課班長、誘導武器課班長、需品課班長、武器課班長、機械車両課班長、艦船課班長、航空機第１課班長、航空機第２課班長、輸入課班長、電子音響課電子計算機室、武器課弾火薬室班長、艦船課特殊艦船室班長及び航空機第２課回転翼室班長をいう。）が 入札場所に立会し、あるいは、巡回して監督する。

(2) 入札に係る情報の管理についての徹底

ｱ 担当課におけるＯＪＴ及び研修等を通じて入札に係る情報の管理について、関係職員に会計法令、規則等の遵守を周知徹底する。

ｲ　入札及び商議は、原則として複数の職員で厳正かつ公正に行うこととし、これらの状況については、迅速かつ的確に物別課室長を通じて担当副本部長に報告するなど、情報の管理に努める。

(3) 入札における公正かつ自由な競争の確保

安易に慣例化した方法による入札及び商議を排除し、実質的な競争性が十分確保できるよう措置するとともに、入札及び商議が公正かつ適正に実施されるよう物別課室内におけるＯＪＴ及び研修等を通じて関係職員に教育の徹底を図る。

４　入札経緯等の電子化

入札経緯等を電子化することにより、必要に応じて入札結果がチェックできるシステムを整備・活用し、次の措置を講ずるものとする。

(1) 入札情報及び落札情報を含め電子化された種々の契約情報を活用したコンピュ−タ−・プログラムにより、入札経緯等を検証する。

(2) 過去５年間における品目ごとの入札状況、グル−プごとの落札状況、グル−プごとの受注シェア−の推移等についてコンピュ−タ−を活用のうえ分析し、不自然な入札状況の早期発見等を行い、入札の公正性を確保する。

５　監督・認証体制の充実

契約業務の適正性を確保するため、第３者による監査に加えて自らも厳しく監査する体制を構築するため、次の措置を講ずるものとする。

(1) 監査課長は、物別課室との連携を密にして、１から４までの改善措置について、今後、それらの目的等が十分に達成されているか否かをサンプリングチェック等の手法を用いながら動態的に評価・検証する。

(2) 事前通告する監査等の実施に加えて、事前通告を行わない臨時監査の実施を導入する。

６　教育研究の充実等

(1) 調査研究の充実等

調査研究室において、企業会計等の環境の変化に応じた調達の在り方を研究するとともに、研修を実務的な観点から体系的に編成することによって、関係職員の教育・研修の充実・強化を図る。

(2) 研修体制の構築とカリキュラムの整備

初級研修では、法令等の遵守の徹底、中級研修では特異事例の対処能力の向上など、より実践的な研修を行うものとする。

外部講師を積極的に招へいし関係法令についての研修を行うとともに、班長等を対象とする研修、さらに総括業務を担当する班長を対象とする研修を設置するなど教育研修の充実・強化を図る。

(3) 契約相談窓口の活用

契約に関する問題や疑問点について職員が個別具体的に率直な意見を求める場合は、調査研究室の契約相談窓口を活用し、契約業務の適正化を図る。

７　ハンドブックの整備及び活用

契約業務の実施に当たっては、関係法令及び契約事務に関する達（平成１８年達第４号）を遵守するとともに、業務の一連の流れをマニュアル化したハンドブックを整備し、その活用を図る。

８　報告の特例

この通達において、物別室長が報告を行う際、所属する課長については、報告を要しないものとする。